GED projet : la transition du document à la donnée
25/05/2020

GED projet : la transition du document à la donnée


Du document à la donnée : l'évolution de la GED projet dans le BTP



Les documents et les plans ont toujours été au cœur des projets de construction et de BTP
. Cependant, la gestion des informations qu’ils contiennent, les méthodes de partage entre les intervenants et les processus de validation se sont transformés avec la numérisation. Les nouveaux outils digitaux, avec le BIM et les plateformes collaboratives en tête, ont impacté en profondeur la manière de piloter les projets de BTP et d’ingénierie.

La Gestion Electronique de Documents (GED) est ainsi un concept qui a fortement évolué ces dernières années. Oui la GED est toujours nécessaire dans les projets de construction, mais la vraie question est « Quelle GED ? » !

Dans cette interview, Sabine Noisette, Directeur Général de thinkproject France, nous partage sa vision et ses retours d’expérience autour de l’évolution de la GED projet dans la construction.

Quelle est ta définition de la GED dans le BTP ?

La GED ou « Gestion Electronique des Documents » est un concept générique qui est utilisé dans de très nombreux domaines pour gérer des types d’éléments variés : des factures, plans, contrats, manuels d’utilisation, notes techniques aussi bien que des documents administratifs.

Travaillant dans l’édition de logiciels pour l’AEC, j’associe GED à GED technique ou « GED projet ». Il s’agit alors de gérer, stocker, partager et faire vivre toute la documentation technique liée à un projet de construction ou d’ingénierie.

Quelle est ta perception de l'évolution de la "GED projet" ces dernières années ?

C’est un domaine qui évolue énormément, tout simplement car le secteur de la construction se transforme et qu’il faut adapter les méthodes !

Les informations qui transitaient dans un projet de construction par le passé étaient essentiellement des plans et des documents techniques. Nous sommes depuis quelques années dans une situation où il y a de plus en plus d’éléments à gérer dans les « GED projet » : notes de calculs, modèles BIM, documentation liée aux équipements…

Dans le cadre d’un projet de construction, il devient maintenant nécessaire d’anticiper ce que l’on souhaite stocker dans la GED, pourquoi on veut le faire, qui devra y avoir accès et comment, qui sera responsable de tel processus de validation… et cela selon chaque type d’information. Les besoins et le niveau de GED nécessaire pour mener son projet à bien évoluent donc !

En caricaturant, certains projets pouvaient par le passé être gérés avec un répertoire partagé, même si c’était avec des difficultés et des risques. Ce n’est plus le cas avec les briques fonctionnelles qui s’ajoutent : droits d’accès variables, notion de workflow de validation, traçabilité de ce qui a été envoyé au client, suivi des exigences contractuelles, non-rejet des demandes de modifications, liste prévisionnelle…

Il existe ainsi différents niveaux de GED suivant les besoins ?

Il n’y a en effet pas une GED pour tous les projets de construction ! Suivant les besoins, les types de documents à administrer changent. En plus des documents techniques, faut-il stocker les factures ? Les contrats ?

Derrière ces types de documents, c’est aussi le lien avec les autres visions des projets qui sont en jeu. La constitution d’une liste prévisionnelle dépend des documents attendus par le client, et peut donc être liée aux contrats et aux exigences de production.

Le niveau de la GED dépend aussi bien sûr du périmètre fonctionnel attendu. Je classifie généralement selon 4 niveaux :

          - Le simple répertoire partage

          - Une GED basique qui stocke les documents sans les lier entre eux, avec des workflows peu complexes

          - Une GED projet plus avancée qui va aussi permettre de suivre le cycle de vie des documents, d’intégrer des modèles BIM, de mettre en place des circuits de validation flexibles, de suivre l’avancement et de disposer de modèles.

          - Une GED intelligente de « type PLM » lorsque les documents doivent être liés entre eux à plusieurs niveaux au travers de fonctions de gestion de configuration et de produit/process. Elle structure en arborescences documentaires, analyse les impacts des modifications sur les autres éléments de la base et offre des vues différentes de l’information suivant différents angles. Par exemple dans un projet d’hôpital, le responsable peut obtenir une vue de tous les documents liés aux exigences légales. Une GED de « type PLM » permettra aussi de décomposer la maquette BIM pour l’associer aux documents et gérera des notions d’infrastructures systèmes.

Il y a donc de nombreuses questions à se poser pour choisir le niveau de GED le plus adapté à son projet : ai-je besoin de constituer une liste prévisionnelle ? Mes workflows seront-ils simples ou complexes ? Dois-je conserver la traçabilité de ce que j’envoie au client avec des notions de transmittal ? Les maquettes BIM doivent-elles être simplement stockées ou faut-il les découper et les lier aux documents ?

Ce sont toutes ces questions qui ont aussi fait évoluer le terme de GED vers celui d’EDC (Environnement de Données Commun).

Qu'est ce qui est à l'origine du nouveau terme EDC (Environnement de Données Commun) ? 

Jusqu’à maintenant lorsqu’on réalisait un projet de construction, l’unité d’information centrale était le plan ou le document. De plus en plus ce n’est pas suffisant.

Par exemple dans le cadre du projet de la ligne TGV Tours-Bordeaux, notre client a défini un code qui permet d’avoir un identifiant unique et facilite l’accès à l’information, son exploitation et renforce son « intelligence ». A titre d’illustration, prenons le cas où je souhaite avoir des informations qui concernent un aqueduc. Si j’ai défini un code pour l’aqueduc, je retrouve immédiatement toutes les informations et les documents qui le concernent car ils feront référence à ce code.

Une différence fondamentale dans cette approche repose sur la bascule de l’unité « document » à celle de « donnée ».

Et pour cause, le niveau de granularité de l’information dans les projets de construction change car on ne cherche plus uniquement à stocker les documents mais bien toute l’intelligence du projet, pour la valoriser et mieux la maîtriser et la partager.

C’est cette transition du document à la donnée qui est à l’origine du terme EDC pour Environnement de Données Commun. En effet, GED qui signifie historiquement Gestion Electronique de Documents, met l’accent sur l’unité « Document ». Au-delà du terme marketing, c’est aussi un enjeu de changement culturel qui doit se matérialiser dans le vocabulaire employé. C’est l’homme qui est au cœur de la conduite du changement !

L’apparition d’EDC repose donc sur ce changement de paradigme dans ce qui est géré. Fondamentalement, il y a aussi plusieurs niveaux d’EDC comme il y avait plusieurs niveaux de GED. 

La norme ISO 19650 (« Gestion de l’information à l’aide de la modélisation des informations du bâtiment ») illustre bien cette transition avec les notions de conteneurs d’information, de chaînes de transmission de l’information et d’environnement de données commun. Elle a participé à amener cette formalisation.

Pourquoi mettre en place un EDC dans le BTP et donc cibler les données plutôt que les documents ?

De mon point de vue, c’est le BIM (Building Information Modelling) qui est la source principale de ce changement. Le BIM a apporté une vision plus globale du projet. Au-delà de la vue 3D, c’est la notion d’information qui est essentielle. Chaque élément de la maquette dispose d’informations intelligentes et de caractéristiques. Pour un virage par exemple, le dévers va être défini ainsi que les exigences à respecter.

Le BIM a ainsi facilité cette bascule vers la Data en générant le besoin de maîtriser la donnée. Le BIM n’est pas né que d’un besoin de modélisation 3D mais aussi d’un besoin d’intelligence !

Quand la maquette est conçue, il faut vérifier que les caractéristiques sont respectées et disposer de tous les documents, plans, contrats… associés. On perçoit directement cette dimension à la fois donnée et document.

L’intérêt de l’EDC est aussi porté par l’efficacité du document control. Auparavant les « documents controllers » passaient du temps à vérifier que tous les documents étaient bien présents. Avec l’EDC, ils peuvent se concentrer sur la vérification de la qualité des documents ! C’est-à-dire s’assurer non seulement que tous les livrables sont produits, mais aussi qu’ils respectent les caractéristiques demandées par le client. Cette action est maintenant réalisée sans remplir un fichier Excel de milliers de lignes, en générant automatiquement le fichier à partir de la base de données.

Ainsi, avec la GED on vérifie la production documentaire, avec l’EDC on vérifie aussi les données produites et leur correspondance avec l’intelligence attendue.


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