GED technique: ses liens avec les vues contractuelles et budgétaires
02/06/2020

GED technique: ses liens avec les vues contractuelles et budgétaires


Enrichir sa GED Technique avec les dimensions coûts et contrats dans le BTP : une nouvelle étape vers des projets plus intelligents

Les projets de construction sont souvent perçus selon le triptyque « Qualité – Coût – Délai ». Celui-ci implique de maîtriser tout le déroulement du projet.

Chaque dimension de cette équation est liée. Si on prend l’exemple d’un souci de collision au moment de la construction d’un escalier dans une infrastructure :

  • Au niveau qualité, la modélisation BIM permet d’identifier par exemple les « clashs » ou collision en amont et de l’éviter.
  • Au niveau coût, les modifications conséquentes à ce défaut vont engendrer des frais supplémentaires
  • Au niveau délai, devoir adapter le bâtiment ou l’escalier va causer des retards de planning

Il est intéressant d’étudier les différents angles de vue derrière ce triptyque très connu : la maîtrise d’œuvre, la cellule de contrôle de gestion, et l’équipe en charge de la dimension contractuelle.

Ces angles de vue sont fortement liés durant le projet et s’alimentent réciproquement en informations. Leur combinaison est nécessaire pour un pilotage efficace des projets de construction.

Dans cette interview, Sabine Noisette, Directeur Général de thinkproject France, nous apporte son éclairage sur l’évolution des liens entre les visions technique, contractuelle et financière et leurs impacts en matière d’outils.

Pourrais-tu nous partager quelques exemples de ces imbrications entre les points de vue technique, budgétaire et contractuel ?


SI chaque service perçoit le projet par sa propre fenêtre, ils regardent bien tous le même projet ! Les liens sont donc permanents dans leur travail quotidien. Voici quelques exemples.

Durant le projet, la cellule contractuelle va collecter tous les incidents techniques listés par la maîtrise d’œuvre afin d’identifier leurs impacts. En fonction des risques et des conséquences, elle va procéder à des réclamations. L’équipe technique peut aussi avertir la cellule contractuelle des retards du projet et de leurs causes pour initier, si c’est pertinent, des processus de réclamations.

Imaginons que lors d’un coulage de béton le fournisseur ne puisse pas le fournir, mais qu’un autre type de béton soit disponible. Le responsable technique devra mesurer l’impact de ce changement et le soumettre pour validation à l’architecte. Le surcoût peut être absorbé par la maîtrise d’œuvre mais cela entrainera forcément un circuit de validation qui va impacter les coûts et déclencher un avenant.

Plaçons-nous maintenant du point de vue du contrôle de gestion. Lorsqu’il reçoit des factures, il doit s’assurer auprès de la maîtrise d’œuvre que les travaux correspondants ont bien été réalisés et validés.

Et dernier exemple : lors de la conception, la personne en charge se rend compte qu’un élément prévu ne sera pas réalisable. Il va faire une demande de modification en lien avec la cellule contractuelle afin que le client valide les évolutions, ce qui engendrera un avenant.

Quelles sont les conséquences sur la gestion des documents et de l’information ?

Si la maîtrise d’œuvre intervient principalement sur un périmètre technique, elle sera ainsi malgré tout mise régulièrement à contribution : par le contrôle de gestion pour valider les factures et s’assurer que l’on reste dans le cadre budgétaire, par la cellule contractuelle afin de vérifier que les termes du contrat sont bien respectés…

Chaque équipe va donc se concentrer sur son métier, tout en contribuant à apporter de l’information aux autres. La chaine d’information doit ainsi être continue entre les différentes équipes : il faut décloisonner les données et les flux d’informations !

Cela entraine aussi une bascule dans l’unité principale d’information des projets : du document on passe à la donnée. Que la vision soit technique, contractuelle ou budgétaire, la synergie repose sur le partage des données portées par les documents, plus que sur les documents eux-mêmes.

Comment cela peut-il se matérialiser au niveau des outils et de la GED Technique en particulier ?

La GED technique est très souvent le maillon central du projet de construction. Pour résumer : un projet commence généralement par un cahier des charges qui sera contractualisé. Une liste prévisionnelle des documents et des livrables à produire en sera extraite. Les documents à fournir suivront alors leur cycle de vie dans la GED qui sera l’outil de référence pour l’information projet. C’est elle qui fera le lien avec les autres outils par exemple dans le cas où des modifications feront l’objet d’avenants et impacteront le forecast de coût.

La bonne démarche est donc que chaque outil conserve sa spécialité, et de lier l’information entre les logiciels métiers.

D’un point de vue des terminologies, le terme EDC pour Environnement de Données Commun remplace d’ailleurs peu à peu la GED Projet (Gestion Electronique de Documents). C’est une illustration de cette bascule dans la granularité de l’information gérée : du document à la donnée.

Comme illustration pratique, la GED technique ou l’EDC (Environnement de Données Commundoit maintenant intégrer dans les processus cette synergie entre les différents services. Pour les « changes materials », un processus manuel pour obtenir les validations de chacun prend énormément de temps. Au contraire, disposer d’un processus structuré permet de gagner plusieurs jours sur certaines demandes mais aussi de tracer tous les changements afin d’en construire une vision consolidée.

La première étape est que chaque outil dispose d’un moyen unique d’identifier les éléments afin d’assurer la continuité de la chaîne d’information entre les différents logiciels. Cela peut être mis en place au travers d’une codification partagée : dans le contrat on fait référence à un code spécifique pour tel livrable, et au sein de la liste prévisionnelle dans la GED on utilise le même code pour le document correspondant.

Cependant, le besoin s’élargit de plus en plus et requiert de passer une étape supplémentaire : mettre en place une plateforme de construction intelligence intégrée. Celle-ci va disposer des différentes briques fonctionnelles selon les besoins (EDC, contrats, coût, BIM…) et assure la connectivité entre elles. Ce sont directement des gains de qualité et d’efficacité au quotidien : pour le suivi des contrats par exemple, il est possible de lier directement les avenants car la GED contrat aura été alimentée à partir de la GED technique. De même, quand la cellule contractuelle souhaitera s’assurer que tous les documents attendus ont été livrés, l’information remontera automatiquement depuis la maîtrise d’œuvre.

C’est un pas de plus pour intégrer de l’intelligence dans la construction et garantir le respect des engagements. Cela offre aussi de nombreuses possibilités d’innovations comme suivre les données de météo lors de la construction de chaque élément.

Pour en savoir plus, participez au prochain webinar de thinkproject du 23 juin 2020 : "Simplifiez-vous la vie : pilotez les coûts de votre projet de construction"


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