Le nombre et la criticité des interactions et des processus d’échanges entre les différentes sociétés dans le cadre des projets d’ingénierie viennent de deux facteurs principaux :
Les services d’ingénierie ont donc besoin de faciliter l’accès des différents acteurs et de gérer des projets impliquant des flux documentaires en augmentation constante tout en assurant la sécurité et des processus documentaires : suivi des responsabilités, cycle d’approbation, documents avec une valeur contractuelle… Les problématiques de Vendor Document Management et de third party document management, c’est à dire de maîtrise des échanges d’informations avec les partenaires et sous-traitants sont des enjeux centraux dans les grands projets d’infrastructures et d’EPC. La maîtrise de la multitude de flux d’informations conditionne la réussite d’un grand projet !
La gestion des flux documentaires, des processus documentaires et des workflows documentaires dépasse ainsi le cadre d’une simple GED, DMS (Document Management System) ou référentiel documentaire. Elle nécessite une vraie stratégie de maîtrise et de contrôle des flux documentaires, des procédures de gestion documentaire.
Un document d’entreprise est rédigé à des fins de transmission et de capitalisation. Celui-ci évolue au fur et à mesure de l’avancement du projet et en fonction des remarques des utilisateurs. La principale difficulté réside dans ce processus d’évolution et de maintien à jour.
Un processus de gestion documentaire (ou workflow documentaire) maîtrisé passe par plusieurs étapes fondamentales, que sont :
L’ensemble des avis, qu’ils soient recueillis de manière spontanée ou sollicitée, avant ou après diffusion, par les émetteurs ou les utilisateurs, constituent autant de contributions qui alimenteront un nouveau cycle.
Le cycle d’approbation, de validation et de diffusion varie selon les projets, mais l’exemple à droite montre à quel point c’est un élément central des projets dont il faut assurer une gestion efficace et sécurisée. Tout système de gestion documentaire doit donc prendre en compte ce processus et apporter un support à chacune de ses étapes.
Gérer les données uniquement sous forme de documents limite les synthèses d’informations et les analyses d’impacts. Dans la gestion d’une infrastructure, gérer la documentation applicable à un instant donné ou relative à des équipements est donc essentiel et nécessite d’identifier les relations entre les documents et les autres éléments du référentiel. La gestion des flux documentaires s’ouvre alors sur la gestion des configurations documentaires et des équipements.
L’Environnement de Données Commun de thinkproject permet aux entreprises industrielles et aux sociétés de construction d’accéder à tout moment à une information technique pertinente. A chaque étape du projet, chaque acteur impliqué a accès à l’information dont il a besoin. L’information est toujours à jour, disponible en permanence, et évolutive dans le temps : il s’agit non seulement de centraliser toute l’information du ou des projets, mais aussi de la structurer et de la distribuer aux différents intervenants selon des circuits et des processus précis.
La solution de construction intelligence assure la liaison entre des données “vivantes” et permet de gérer des arbres d’information structurée et de chainer les documents. Grâce à cette organisation, chaque document peut être disponible en version originale à différents endroits de l’arborescence. De plus, chaque lien entre deux documents peut lui-même porter de l’information ce qui permet de gérer un ensemble d’information multidimensionnel et vivant.