Quels logiciels utiliser pour la gestion de patrimoine immobilier et des collectivités ?
29/11/2019

Quels logiciels utiliser pour la gestion de patrimoine immobilier et des collectivités ?


Le contexte de la gestion du patrimoine immobilier et des collectivités

Pour être performant, l’immeuble de demain devra donc s’adapter aux nouveaux modes de travail des utilisateurs (coworking, télétravail…), tenir compte de la rareté des ressources, et être pensé en fonction de la valeur d’usage du bâtiment.

La performance des actifs immobiliers se mesure donc à la fois par la bonne gestion des coûts d’exploitation du bâtiment, mais aussi par sa valeur d’usage.

Par ailleurs, avec la stratégie « Green » qui s’opère, les labels et les certifications engendrent des opérations de maintenance ou de rénovation de plus en plus complexes. Celles-ci répondent à des exigences croissantes du point de vue des règlementations et directives des plans pour le développement durable (réglementation thermique etc.). Les nouvelles réglementations liées aux TMA (Travaux Modificatifs Acquéreurs) sont également de plus en nombreuses (norme accessibilité, norme électrique…).

De leurs côtés, les collectivités locales gèrent un patrimoine et des budgets considérables : un département c’est souvent plusieurs centaines de bâtiments et logements sociaux, des centres médico-sociaux, des collèges… Au niveau des budgets, il faut gérer des opérations complexes de construction et de rénovation, des subventions, des frais de fonctionnement…

Logiciel et gestion du patrimoine immobilier : les enjeux

Les compétences des Directions qui gèrent les patrimoines immobiliers ou fonciers sont diversifiées : maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, conduite d’opérations, maintenance, expertise technique ou architecturale etc. Leurs actions s’étendent sur de l’équipement privé (immeubles d’entreprises, hôpitaux, centres commerciaux etc.) et public (bâtiments scolaires et crèches, équipements culturels, bâtiments administratifs, mairies etc.) représentant des surfaces bâties de plusieurs millions de m².

La gestion du patrimoine immobilier revêt aussi différents aspects (foncier, financier, fonctionnel, technique, etc.) et il existe souvent un gap entre la vision financière et la vision technique. Afin de disposer d’une vraie vision à l’affaire il est essentiel d’avoir une vision globale du patrimoine et des projets au sens technique et financier. Cette vision nécessite la mise en place d’un logiciel de gestion du patrimoine immobilier spécifiquement adapté aux grands projets.

Etant donné la diversité des sites, des acteurs et des données au sein de ces projets, optimiser la gestion d’un patrimoine immobilier nécessite de :

  • Disposer d’une connaissance technique exhaustive et consolidée du patrimoine bâti et des projets en cours
  • Gérer toute la documentation technique: plans, documents, exigences environnementales…
  • Suivre dynamiquement l’ensemble des dossiers et procédures associés à ce patrimoine
  • Mieux réagir à tout évènement et accélérer les cycles de décisions
  • Gérer les équipements et suivre leurs évolutions et modifications
  • Coordonner et faire collaborer de nombreux intervenants, notamment entre sites distants
  • Piloter les évolutions, les demandes de travaux et en assurer le suivi

Quelles fonctions doivent intégrer les logiciels pour optimiser la gestion des parcs immobiliers ?

Pour les maîtres d’ouvrage, le recours au numérique depuis la phase de conception jusqu’à la phase d’exploitation est désormais primordial et constitue un des leviers de création de la valeur des biens immobiliers.

Les gestionnaires de patrimoines immobiliers et fonciers ont donc besoin de solutions pour gérer de manière structurée, sécurisée et dématérialisée les données et prestations des différents services en interne et externe ainsi que les processus documentaires associés. Les solutions associant PLM et EDC (Environnement de Données Commun) permettent de gérer l’ensemble des informations et documents associés au patrimoine immobilier, et ce durant tout le cycle de vie de celui-ci. Il s’agit aussi d’optimiser la gestion de tous les processus liés à la gestion de patrimoine immobilier : suivi de travaux modificatifs et TMA (Travaux Modificatifs Acquéreurs), gestion des baux et contrats, suivi des appels d’offres, suivi des chantiers, intégration BIM PLM, etc.

Toutes les données du patrimoine immobilier (financières, fonctionnelles, techniques, …) sont dématérialisées et collectées au sein d’un référentiel unique, centralisé et facile d’accès. En facilitant le travail et la collaboration de tous les acteurs, la solution permet de planifier et coordonner les opérations de maintenance et d’exploitation et ainsi de minimiser l’impact de ces interruptions.

Les opérations liées aux installations (projets de transformation, instructions de travaux, suivi des chantiers, procédures d’appels d’offres, transfert d’affectation…) doivent être représentées dans ces logiciels de gestion de patrimoine immobilier comme des entités aux vues multiples qui peuvent être paramétrées en fonction des besoins spécifiques de chaque service (contrats, vue financière, vue technique, planning de l’opération…). Chacune des vues permet aux utilisateurs de travailler sur une partie de l’information tout en assurant le lien et la cohérence avec l’ensemble du référentiel des opérations.

Ces logiciels doivent offrir, par ailleurs, des fonctions avancées d’analyse, de reporting et de suivi pendant tout le cycle de vie des biens et portefeuilles immobiliers. Les Directions disposent ainsi d’informations fiables et à jour leur offrant une vue d’ensemble de leur patrimoine. Leur prise de décision est ainsi facilitée.

De plus, il s’agit aussi de consolider et capitaliser les informations et données des bâtiments, par exemple, afin de comparer des plans lors d’une signature d’un acte de vente après mise aux normes accessibilité et TMA. Les cycles de planification, construction et exploitation sont étroitement liés et le succès de chaque affaire dépend de la maîtrise de l’ensemble du cycle. C’est l’assurance de cette continuité entre les toutes les phases du cycle de vie, depuis la création de l’affaire jusqu’à l’exploitation des bâtiments que notre référentiel technique apporte à nos clients.

Directement, ce sont des bénéfices pour les exploitants d’installations :

  • Suivi des travaux et TMA
  • Organisation et unicité des informations
  • Collaboration des acteurs facilitée
  • Continuité de l’information durant tout le cycle de vie
  • Analyse d’impacts des modifications
  • Gestion des baux et contrats

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guide : ged edc

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