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Comment améliorer le suivi budgétaire de votre projet de construction en corrélant visions financière et technique?
Les projets sont de plus en plus complexes et les intervenants se multiplient. Dans une majorité de cas, les équipes sont séparées entre intervenants techniques et liés à la partie financière.
Pourtant, la gestion des coûts et du budget d’un projet de construction doit être corrélée à sa réalisation technique, sur le terrain. Les deux visions sont intimement liées pour évaluer les coûts et suivre efficacement le budget durant toute la durée du projet. Chacune dispose d’informations et de points de vue différents, mais complémentaires.
Et pour cause : un des arts les plus difficiles dans les projets est d’anticiper les coûts prévisionnels et donc les coûts à terminaison ! En effet, au moment de l’appel d’offre, une estimation des coûts du projet est réalisée.
Cette estimation sera actualisée en début de projet et des commandes seront émises au fil de l’eau vers les différents sous-traitants. Lors de l’arrivée de factures, celles-ci sont enregistrées dans un outil, par exemple un ERP, qui ne donnera qu’une image figée d’avancement du projet sans notion de prévisionnel.
Cependant, dans la majorité des cas, des frais supplémentaires seront engagés. Le montant total des factures à la fin sera alors bien supérieur au montant des commandes et surtout du budget. Ces écarts sont souvent liés à des aléas et des risques qui n’ont pas été suffisamment pris en compte : aléas techniques, tunnelier bloqué, météo défavorable… Tous ces risques doivent être pris en compte dans les prévisions !
Quels sont alors les facteurs de succès de la maîtrise des budgets et des coûts projets ?
La maîtrise des budgets du projet repose sur une prévision fiable, proactive et exhaustive. C’est-à-dire qui ne soit ni uniquement basée sur l’observation dans le rétroviseur des données réelles passées ni sur une vision décorrélée du chantier. Les ordres de modifications par exemple font intervenir des personnes qui n’appartiennent pas au service comptabilité mais vont avoir un impact sur la vision financière. Le processus global doit donc pouvoir faire intervenir des gens de la finance et de la technique au sein d’un même système.
Ainsi pour calculer les coûts à terminaison d’un projet, il est primordial de disposer de plusieurs niveaux d’informations.
Tout d’abord, il s’agit bien sûr de suivre les coûts engagés liés aux commandes et aux factures reçues et à venir. Il faut pouvoir enregistrer les factures avec un processus de validation qui s’appuie sur des critères paramétrables et des droits d’accès. En associant les factures aux termes de paiement, il sera possible de déterminer les flux de trésorerie.
L’autre élément essentiel est de suivre les coûts liés à des risques identifiés ou des évolutions en cours de projet, telles que les demandes de modifications. Elles peuvent par exemple être dues à un matériau non disponible sur le chantier. Les risques doivent aussi pouvoir être déclarés avec le budget associé qui de la même façon permettra d’évaluer les futurs coûts.
Les facteurs clés de succès sont ainsi de :
- Valider en temps réel les factures – à tout moment et de n’importe où – mais uniquement par les utilisateurs autorisés et au travers de processus structurés
- Gérer tous les types de coûts dans une seule solution, du terrain à la commercialisation
- Disposer de données et de règles personnalisables par projet
- Maîtriser les flux de travail (gestion des risques, demande de modification…) et les processus d’approbation
- Connecter les données financières avec les données techniques
Quelle solution mettre en place pour assurer un suivi efficient, et connecté à la vision chantier, du budget projet ?
Ce changement de granularité de l’information gérée, qui bascule du document à la donnée, et la variété des visions à corréler sont à l’origine de la transition des outils de GED (Gestion Electronique de Documents) projet aux Environnements de Données Commun. Ces derniers intègrent aussi bien les documents techniques que les données liées aux coûts et aux contrats ou les modèles BIM.
C’est cette interconnexion de toutes les briques applicatives au sein d’une même plateforme collaborative qui permet de lier les visions techniques et budgétaires.
L’Environnement de Données Commun offre ainsi une vue globale, consolidée et temps réel des coûts passés et à venir. Il assure que toutes les données soient accessibles en un seul clic, au sein d’un seul outil. Le tableau de bord du projet apporte alors aussi bien une fiche signalétique projet, qu’une synthèse budgétaire, l’avancement de la documentation et des suivis techniques, ou un récapitulatif des intervenants. C’est une vision à 360° de votre projet, exportable, partageable et dynamique !
Quel est le périmètre fonctionnel des modules de contrôle des budgets de l’EDC ?
Le contrôle des coûts et des budgets du projet au sein de l’EDC s’appuie sur 4 briques fonctionnelles complémentaires :
- Un module fonctionnel de gestion de budget pour assurer une budgétisation transparente, la gestion des commandes, le contrôle des factures et des coûts, la gestion des modifications et des risques ainsi que la planification des flux de trésorerie.
- Un module fonctionnel de gestion des réclamations et des modifications afin de garantir une gestion transparente des modifications. Les processus dédiés doivent pouvoir tracer, suivre, mesurer en lien avec les éléments de l’Environnement de Données Commun.
- Des processus d’approbation des factures incluant les termes de paiement et le suivi des paiements.
- Des rapports multi-projets pour croiser les informations entre projets et réaliser le reporting de gestion budgétaire.
Ce sont les liens entre les différents points de vue et les différentes données qui apportent une nouvelle dimension de « construction intelligence » aux projets. Chaque poste de coût est associé à un contrat, à des risques, aux factures, aux PV, aux paiements… Ces connexions permettent de passer d’un point de vue à l’autre et de consolider l’ensemble des données. Elles assurent aussi que chaque utilisateur retrouve sa propre vue de synthèse avec l’agrégation de tous les éléments nécessaires pour son travail.
Tout nouvel événement impacte l’ensemble des éléments concernés dans l’Environnement de Données Commun. À la suite d’une demande de modification qui aura obtenu un accord, la décision et le coût lié seront enregistrés et intégrés automatiquement dans le budget du projet. Cette consolidation des données bénéfice aussi fortement d’une vision graphique et analytique comme par exemple pour comparer temporellement les sorties et entrées d’argent, définir différents scénarios prévisionnels ou créer des « photographies » des indicateurs afin de les conserver et construire une timeline du projet.
La chaîne de digitalisation est complète, aussi bien d’un point de vue temporelle que du cycle de vie des données à travers les différentes visions du projet : technique, financière, contractuelle !
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