Gestion des appels d’offres pour Matthäus Schmid


Pays / Région Allemagne
Secteur Commerce & Vente au détail

Projet

Pour Matthäus Schmid, les procédures d’appels d’offres à destination d’entreprises sous-traitantes finissaient par peser lourd en charges d’exploitation. Entre consommation de papier, frais d’affranchissement et charge de travail, le coût du traitement de leurs appels d’offres avait nettement augmenté ces dernières années, tant en termes financiers qu’en temps passé.

Solutions

Le principe du passage au digital et sa mise en œuvre rencontrent déjà un franc succès dans le secteur de la construction. De nos jours, de nombreux sous-traitants ayant reçu la documentation par la poste demandent à recevoir cahiers des charges et autres documents en format électronique. Pour réduire ses coûts et la durée de traitement des réponses, Matthäus Schmid a décidé de numériser ses processus, en recourant à la solution de gestion des appels d’offres et de leurs échéanciers proposée par thinkproject.

Elle permet d’automatiser l’envoi par voie électronique des informations aux sous-traitants, et puisque la reproduction est intégrée au service, les sous-traitants qui le souhaitent peuvent toujours recevoir la documentation d’un appel d’offres sur support papier.

Résultats

A présent, lorsque Matthäus Schmid importe un fichier depuis sa base de données répertoriant les informations de contact de ses sous-traitants, il lui suffit d’une saisie unique des données du projet pour créer toute une série d’appels d’offres. On peut alors générer la correspondance associée en recourant à des champs prédéfinis qui peuvent être adaptés en fonction des besoins de toutes les parties.

thinkproject permet de relier les documents d’un appel d’offres à la liste des sous-traitants concernés. Ils seront ainsi prêts à être diffusés à ceux qui en sont destinataires, quel que soit leur nombre. Chaque sous-traitant reçoit un mail individualisé avec un lien lui permettant de télécharger facilement la documentation correspondante — et simultanément de soulager sa boîte de réception.

Client

Entreprise familiale de construction fondée en 1963, Matthäus Schmid s’est depuis développée et emploie actuellement plus de 300 personnes. En 2016 elle a remporté le BIM Award, attestant de son engagement pour la digitalisation du secteur de la construction.

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