Projet Phoenix : Processus de gestion documentaire


Pays / Région Espagne
Secteur Energies & Eau

Forestalia est un groupe d’entreprises qui se consacre aux énergies renouvelables : éolienne, photovoltaïque, production de biomasse et production de granulés. Elle a déjà promu près de 2 000 mégawatts (MW) et traitera 6 000 autres MW renouvelables dans les mois à venir. Forestalia a été le gagnant des enchères sur les énergies renouvelables organisées par le gouvernement espagnol en 2016 et 2017.

Forestalia, qui opère en Espagne, en France et en Italie, a anticipé le nouveau paradigme de la production d’électricité renouvelable, dans un marché efficace, ouvert et compétitif, vers une économie sans carbonne. La société préconise la création de valeur et d’opportunités pour un développement socio-économique durable avec un retour positif, en particulier dans les zones rurales, où les projets sont situés.

Projet: Vers une économie sans carbonne

Le “Projet Phoenix” est composé de dix parcs éoliens situés dans les provinces de Saragosse et de Teruel, en Aragon (Espagne). Ces dix parcs éoliens totalisent 342 MW, avec 91 turbines. Il est promu par Forestalia, en collaboration avec ENGIE et Mirova. Le projet est financé par JPMorgan, Banco Sabadell et Santander Corporate & Investment Banking, et compte GE Renewable Energy parmi ses fournisseurs de technologie. Ces parcs, qui se distinguent par leur excellente ressource éolienne, produisent environ 1000 GWh/an d’énergie verte.

Aldesa, Eiffage, et ELECNOR ont été les entreprises chargées de réaliser les travaux de génie civil. Clifford Chance, DNV, KPMG, Marsh ont été les conseillers pour le financement du projet ; Cuatrecasas et Rubicon ont agi en tant que conseillers des actionnaires. Standard & Poors a certifié le crédit vert du financement.

Défis : Distribution de la documentation 

Forestalia a voulu intégrer tous les participants internes et externes du projet dans le processus de gestion des documents. Coordonner la livraison et la distribution de la documentation, avec l’intervention de nombreux participants, était un objectif fondamental pour le développement efficace du projet Phoenix. Pour cela, il était nécessaire de disposer d’une plateforme unique à laquelle tous les participants pouvaient accéder via des rôles ou des droits d’accès et où ils pouvaient télécharger de la documentation, mettre à jour et effectuer des révisions ou gérer des communications.

En outre, il était essentiel que la solution soit hautement personnalisable, afin de pouvoir s’adapter aux besoins de l’entreprise en termes de codage et de processus.

Solutions : Mise en place d'un Environnement de Données Commun

Dès le début, l’objectif du Projet Phoenix était de faciliter l’accès à l’information en temps réel, et d’obtenir en même temps toute la traçabilité de cette documentation. Pour cette raison, une structure simple en modules divisés a été choisie. Chaque module a intégré son propre workflow et sa propre distribution, adaptés aux besoins des participants.

Pour faciliter le travail des membres du Projet Phoenix, des espaces séparés ont été créés au sein de la solution de thinkproject, tpCDE pour chacun des groupes. La gestion documentaire et des communications a ainsi été facilitée. Chaque groupe a été organisé en deux grandes parties : Gestion de la Correspondance et de la Documentation.

Au sein de la partie Correspondance, tous les processus spécifiques de gestion des courriels, courriers, envois, des non-conformités, des demandes techniques et des ordres de modification ont été intégrés. Dans la Gestion de la Documentation, des modules ont été activés pour gérer les documents techniques, la documentation du projet, des certifications et des rapports. De même, le domaine des Documents Techniques a intégré une liste de référence pour la gestion et la planification des plans.

Pour chaque module, des workflows et des processus de codage ont été créés en fonction des besoins spécifiques du type de document.

Grâce à la collaboration entre Forestalia et thinkproject, et au travail de conseil approfondi de l’équipe de soutien de thinkproject, il a été possible d’établir une procédure qui permettait de configurer un template personnalisé en fonction des besoins spécifiques de Forestalia afin de promouvoir la standardisation des futurs projets de l’entreprise, tout en respectant les particularités de chacun.

Résultats

Le Projet Phoenix a ses 10 parcs éoliens en activité. Les résultats ont été très positifs et c’est pourquoi nous continuons à faire confiance à thinkproject et à son équipe de soutien pour la gestion des nouveaux projets que Forestalia a déjà mis en œuvre, comme la centrale photovoltaïque “Aliagar”, actuellement en construction à San Mateo de Gállego (Saragosse).

Forestalia a été l’une des premières entreprises d’énergie renouvelable en Espagne à s’engager dans la transformation digitale et la standardisation de ses informations et de ses processus grâce à l’adoption de la solution tpCDE pour la gestion de l’ensemble de son portefeuille projet.

Témoignages

“La solution tpCDE de thinkproject a répondu à nos attentes et nous a aidés à améliorer notre façon de structurer l’information et de collaborer de manière organisée à nos projets. C’est une solution vraiment personnalisable et puissante, mais ce qui nous a le plus aidés sur cette voie de la transformation digitale a été le soutien constant et la disponibilité de l’équipe thinkproject. Nous sommes convaincus qu’au-delà de la solution technologique choisie, être capable de faire confiance à un partenaire technologique pour vous accompagner est essentiel pour garantir le sujet de son projet”.

Responsable de la gestion documentaire chez Forestalia.

Réservez une démo