De zin en onzin standaariseren van bouwprojecten én data
24/08/2018

De zin en onzin standaariseren van bouwprojecten én data


Bij de start van een bouwproject is het een terugkerend fenomeen: mensen die roepen dat standaardiseren niet mogelijk is. Dat lijkt ook zo: elk project is uniek, omdat de wensen en eisen, de contractvorm of het consortium elke keer weer anders zijn. En dit zijn nog maar enkele van de vele mogelijke variabelen.

Ook al lijkt het onmogelijk, en lijkt de noodzaak ervan niet voor iedereen even zwaar te wegen, het is wel degelijk van belang dat organisaties standaardisatie serieus overwegen. Bovendien is het gewoon broodnodig in een tijd waarin de klant steeds vaker vraagt om transparantie, waarin projecten binnen tijd en budget opgeleverd moeten worden en waarin opdrachtgevers op elk gewenst moment willen beschikken over de actuele status van een project. Daarnaast staan voor bedrijven de marges steeds meer onder druk en wordt de slag om tenders en nieuwe projecten steeds zwaarder. Het is voor organisaties dus van belang om efficiënter en kosteneffectiever te gaan werken. Ook hierbij speelt standaardisatie een belangrijke rol.

In mijn optiek zijn er twee vormen van standaardisatie: het standaardiseren van de projectaanpak en het standaardiseren van data. Beide hebben hetzelfde doel: kosten besparen, optimale inzet van personeel, efficiënter (samen)werken en met behulp van rapportages en nieuw verkregen inzichten projecten binnen budget, tijd en volgens de hoogste en kwaliteit op te leveren. 

Standaardisatie van projecten

Laten we beginnen bij het standaardiseren van projecten. Door gebruik te maken van een gestandaardiseerd implementatieproces bent u, net als een van onze klanten, in staat om in drie maanden tijd driehonderd projecten klaar voor gebruik in de cloud te hebben draaien. Dankzij de projectstandaarden kostte het deze organisatie gemiddeld nog maar twintig minuten om een projectomgeving klaar te hebben – in tegenstelling tot enkele weken. Doordat hierbij gebruikgemaakt wordt van standaardprocessen, kunnen medewerkers bij nieuwe projecten bovendien direct aan de slag. Want dankzij de eenduidigheid van platform en processen, zijn ze niet langer onnodig veel tijd kwijt aan trainingen en aan ‘self-learning’. 


Standaardisatie van data

Daarnaast wordt gedurende de lifecycle van een project, in elke fase, een enorme hoeveelheid aan informatie verzameld en gecreëerd: bij een gemiddeld bouwproject worden al snel duizenden documenten uit verschillende systemen verzameld, gedeeld en centraal bewaard. Waarbij er in de meeste gevallen ook nog eens sprake is van meerdere versie van tekeningen of documenten waarvan alle versies worden bewaard.

U kunt zich dan ook wel voorstellen dat er een informatiesysteem waarin men in één keer alle fases kan inrichten veel efficiënter is. Ook kan deze waardevolle bak aan informatie met behulp van een zogenaamde Common Data Environment (CDE) niet alleen tijdens de bouw, maar ook bij oplevering en in de beheerfase nog geraadpleegd worden. Daarom is een CDE aan te bevelen als centraal systeem waarin alle fases worden ingericht.

Door deze CDE te koppelen aan systemen die in bepaalde fases noodzakelijk zijn, is ‘alle’ informatie tijdens elke fase op eenvoudige wijze op één centrale plaats te bewaren, beheren en raadplegen. Daardoor kan men de data van de verschillende fase, de afhankelijkheden tussen de fases, maar ook het project als geheel, makkelijker analyseren. Daardoor wordt het mogelijk om voorspellingen te doen, verbanden te leggen tussen ogenschijnlijk op zichzelf staande data, en hypothesen te testen. Met als doel om fouten, vertragingen en budgetoverschrijding nog eerder te signaleren en zelfs te voorspellen. Daarnaast zorgt deze informatie ervoor dat u nog beter in staat bent om eigen processen, maar ook die van het projectteam efficiënter te maken zodat mensen effectiever met tijd en budget kunnen omgaan.

Het geheel van standaardiseren, analyseren en optimaliseren is geen eenmalige aanpassing, maar een continu proces. Want na het analyseren ontstaan weer nieuwe inzichten die de organisatie verder helpen middels het aanpassen (toevoegen, verwijderen) van metadata. Dit alles met als belangrijkste doel de continuïteit te borgen en zo, wanneer correct toegepast, een belangrijk onderscheidend vermogen op te leveren.

Dit lijkt misschien een ver-van-uw-bed-show, maar standaardisatie biedt juist mogelijkheden waarmee nog veel winst te behalen valt. En dat kan door standaardisatie al met minimale middelen en sneller dan u denkt.

Boek een demo